Documenten voorbereiden
Een agent is zo goed als zijn kennisbron. De meeste documenten zijn gemaakt om door mensen gelezen te worden. AI leest ze anders, en mist daardoor soms precies wat ertoe doet.
Waar het misgaat
- Tabellen worden verkeerd gelezen, zeker als ze over een paginagrens lopen. Een scan of foto van tekst is voor AI vaak helemaal onleesbaar.
- PowerPoint
- De kern staat vaak in een diagram, met pijlen en kleuren die iets betekenen. AI ziet losse tekstvakken zonder vaste leesvolgorde.
- Excel
- Informatie staat verspreid over tabbladen, in verborgen rijen, in kleuren of in opmerkingen. Het antwoord van de agent wordt dan onvolledig of onjuist.
- Websites
- Filters, ingeklapte teksten en informatie die pas verschijnt als je eroverheen beweegt, leest AI niet of maar half.
Wat maakt een goede kennisbron?
- Selecteerbare tekst, geen scan of foto
- Duidelijke koppen en korte alinea's
- Tabellen als echte tekst, niet als plaatje
- Actueel, en één versie van de waarheid
- Behapbaar: splits een dik document op
- Op de juiste SharePoint-plek, met de juiste rechten
Goede bronnen zijn bijvoorbeeld een werkwijze of FAQ in Word, een SharePoint-pagina met beleid of een schone Excel-tabel met platte data. Lastige bronnen zijn een gescande PDF, een PowerPoint met de kern in een diagram en een rapport van honderden pagina's in één blok.
Een document geschikt maken
- Maak screenshots van de pagina's, slides of tabellen die AI slecht leest.
- Plak ze in Copilot Chat met de prompt hieronder.
- Controleer het resultaat: kloppen de cijfers, namen en tabellen?
- Zet de tekst in een Word-document en sla dat op in de map van je agent.
Prompt
Extraheer ALLE tekst en data uit deze screenshots naar gestructureerde markdown, inclusief alle grafieken en statistieken in het Nederlands. Wees gedetailleerd. Vat NIET samen.
Test je bron voordat je hem toevoegt
- Kopieer een stuk tekst: krijg je nette, selecteerbare tekst?
- Vraag in Copilot Chat om een samenvatting: klopt die?
- Stel een vraag waarvan het antwoord in het document staat: vindt hij het?
- Stel een vraag waarvan het antwoord er niet in staat: zegt hij dat eerlijk?
- Controleer cijfers en namen: verzint hij iets?
Twijfel je, splits het document dan op en test opnieuw.
Stand: oktober 2026.